1-5.通知定義番外編 – SmartDBサポートサイト（DCS・オンプレミス）

通知定義の概要

文書の新規登録、変更や追加があったタイミングで通知されると
助かるんだけど、そういった仕組みってあるのかな？

Sm@rtDBの通知定義を使うと便利です！
通知が必要なタイミングの設定も可能で、宛先の指定もできますよ。
実際に設定してみましょう。

ワンポイントアドバイス

「通知定義」とは、バインダ内の文書を「追加」「更新」「削除」したタイミングや、任意の条件で自動もしくは手動で通知メールを送信する機能だwan！
バインダでメールや知話輪への通知定義の設定ができるよ。

通知するバインダや文書の情報を、通知メールに載せることもできます！
件名と本文には任意の文字列を入力可能。バインダの情報を表示する場合は、記述式を記入する必要があるので確認してみてくださいね。

※主な記述式は、ページ下部にある「本文で使える記述式」を参考にしてください。

新規文書の登録時に通知するための設定

通知定義という機能を使うと、文書が新規登録された際に通知ができるんですね。
バインダの情報も掲載できるということなので、実際に登録してみましょう！
購入申請なので、まずは申請者とタイトル、購入期限の通知が必要かな。
バインダ詳細のURLも必要かも。通知定義の設定項目を見て、必要な項目の洗い出しを行っていこう。記述式を確認するのも忘れずに。

通知する項目が決定したら、実際にバインダの通知定義に設定してみましょう。

該当バインダのサイドメニュー「通知定義」をクリックします。
「新規登録」を押下します。
通知定義名を入力します。
タイプを選択します。
[通知]欄で通知するを選択します。
[自動/手動]欄で自動を選択します。
[宛先変更の許可]は、宛先変更を許可しない。を選択します。

件名・本文を入力します。

記入例

件名

【購入申請書】新しい申請が登録されました

本文

お疲れ様です。 
新規の購入申請書が追加されました。内容の確認をお願いします。

登録された文書の詳細画面のURL
 $url.documentDetail
申請者：$contents.get(10005).value 
タイトル：$contents.get(10011).value 
購入期限：$contents.get(10013).value

不明点に関しては、申請者までご連絡ください。

差出人・宛先を設定します。
[登録]を押下します。

これで登録は完了です。実際にテストデータを登録して、通知メールが届くかを確認してみましょう！

通知されるメールの内容（例）

件名

【購入申請書】新しい申請が登録されました

本文

お疲れ様です。 
新規の購入申請書が追加されました。内容の確認をお願いします。

登録された文書の詳細画面のURL
https://xxx.xxxxxxx..co.jp/hibiki/BRDFrame.do?func=document_list&binderId=17246&popup=true
申請者：小杉 優
タイトル：周辺機器購入申請
購入期限：2018年11月28日

不明点に関しては、申請者までご連絡ください。

参考

通知定義新規登録画面の各項目の説明

項目名	説明	選択方法・指定可能範囲など
通知定義名	通知定義の名前を設定します。	任意の文字列を入力します。
タイプ	通知メールの送信処理を実施するタイミングの種類を設定できます。	プルダウンメニューにより次のいずれかを選択します。デフォルトは「追加」です。・追加 … 文書の登録時・更新 … 文書の更新時・削除 … 文書の削除時・定期処理 … スケジュールしたタイミングに従う。
定期処理のタイミング	タイプにて「定期処理」を選択すると表示され、通知メールを送信するスケジュールを設定できます。	プルダウンメニューより次のいずれかのスケジュールを選択します。・スケジュール（日単位）・スケジュール（週単位）・スケジュール（月単位）
通知する条件	通知メールを送信するか否かを判定する条件を設定できます。	条件はバインダに定義済みのフィルタにて設定します。「選択」ボタンをクリックし、バインダに定義済みのフィルタを選択します。
自動/手動	通知メールを送信する際に、自動で送信するか手動で送信するかを指定します。	ラジオボタンより次のいずれかを選択します。デフォルトは「手動で通知する」です。・自動で通知する・手動で通知する
宛先変更の許可	通知メールを送信する際に、送信宛先の変更を許可するか禁止するかを指定します。	ラジオボタンより次のいずれかを選択します。デフォルトでは｢宛先変更を禁止する｣です。・宛先変更を許可する・宛先変更を禁止する
有効期間	通知定義の有効期間を設定できます。有効期間外の定義は、自動的に無効になります。	日付のプルダウンメニューより任意の日付を選択します。
件名	通知メールの件名を入力します。	任意の文字列を入力します。バインダ・文書の情報を記述する事もできます。
本文	通知メールの本文を入力します。	任意の文字列を入力します。バインダ・文書の情報を記述する事もできます。
ファイル添付	文書に添付されたファイルを通知メールにも添付します。	フォームがファイルフォルダ部品、もしくは画像部品を含む場合、「ファイルフォルダ」、「画像」のチェックボックスが表示されます。添付する場合はチェックボックスにチェックを入れます。
差出人	通知メールの差出人を指定します。	「選択」ボタンを押下しユーザ・グループ選択画面を開き、任意のユーザ・グループを指定するか、ラジオボタンから差出人を指定します。
宛先	通知メールの宛先を指定します。	「選択」ボタンを押下しユーザ・グループ選択画面を開き、任意のユーザ・グループを指定するか、チェックボックスより宛先を指定します。
固定宛先	通知メールの宛先を指定します。固定宛先に指定された宛先は、｢宛先変更｣項目にて｢宛先変更を許可する｣に設定されている場合でも変更できません。	「選択」ボタンを押下しユーザ・グループ選択画面を開き、任意のユーザ・グループを指定します、チェックボックスより宛先を指定します。
宛先の追加	宛先として利用する文字列入力ボックス部品を選択できます。	プルダウンメニューから文字列入力ボックス部品を選択します。プルダウンメニューにはフォームに定義済みの全ての文字列入力ボックスが表示されます。設定できる部品数に制限はなく、複数の部品を設定できます。選択済みの部品は、閉じるボタンで削除できます。 ※入力された宛先はドメイン名による送信先制限の対象となります。
宛先の直接入力	宛先を直接入力できます。	※入力された宛先は、ドメイン名による送信先制限の対象となります。

本文で使える記述式

表示する項目		記述式
バインダ情報	バインダ名	$binder.name
	送信者名	$sender.name
	受信者名	$recipient.name
部品情報	フォーム定義の部品に定義された項目名	$contents.get(部品ID).title ）
	フォーム定義の部品に定義された項目名	$contents.get(“部品キー”).title
	部品に登録されたデータ	$contents.get(部品ID).value
	部品に登録されたデータ	$contents.get(“部品キー”).value
文書情報（フルパス）	通知対象となった文書の詳細画面のURL	$url.documentDetail
	通知対象となった文書の簡易画面のURL	$url.documentSimple
	通知対象となった文書の文書一覧画面のURL	$url.documentList
文書へのリンク（アクション部分のみ）	通知対象となった文書の詳細画面のURL	$relUrl.documentDetail
	通知対象となった文書の簡易画面のURL	$relUrl.documentSimple
	通知対象となった文書の全文書一覧画面のURL	$relUrl.documentList

※「定期処理の定義」、「通知条件の設定」、「件名・本文の記述方法」などの詳細は、各バージョンのリファレンスガイドの「文書管理編」をご参照ください。