第3回「Sm@rtDB」勉強会開催レポート

ユーザー事例セッション その1
「自分たちで企画運営する運用」

ユーザー企業Aさま（利用CL数：Sm@rtDB 約500CL）

弊社では、Notesと併用して「Sm@rtDB」を利用しております。「Sm@rtDB」導入にあたっては、社内の全部門が、それぞれの業務改善のために簡易なアプリケーション開発を自ら行える環境を用意し、業務改善を活性化させることを目的に掲げました。また、自部門で高望みせず必要最低限の開発のみを行うため、実践的な機能を短時間で開発できること、開発部門の繁閑に左右されず、臨機応変にシステムの構築・改修が可能となることを効果として期待し、「Sm@rtDB」の運用を開始いたしました。

「Sm@rtDB」導入前のアプリ開発では、ユーザーからの要望が曖昧であったり、あれもこれもすぐに欲しいだったりとキリがなく、ユーザー側と開発側との間に軋轢が生じてしまうという課題がありました。なにか問題が発生したとき、作る側と使う側が分かれていると互いに他責的になってしまいます。そこで「Sm@rtDB」運用においては、自責思考を持って自ら行動を起こせる社員にのみ環境を提供する、という方針で運用を行うこととなりました。

こうした運用のなかで、「Sm@rtDB」活用により業務改善が実現した事例が「案件管理システム」です。 弊社では案件を進めるにあたり、とりまとめ部門が複数の他部門に対し、数ある必要情報の確認や作業要請、進捗確認を行います。「Sm@rtDB」導入前は、こうしたやりとりに紙書類とメールを使っていたため、状況の確認に時間がかかったりメールを見落としたりと、改善が必要な状況となっていました。

そこで「Sm@rtDB」を活用し、必要な情報を一元管理できる作業依頼のワークフローを作成しました。 これにより報告漏れやメールが大幅に減少。情報を探し回る手間もなくなり、業務を効率化することができました。 さらにこの成功事例から適用領域を広げ、とりまとめ部門と営業部門の間における見積もり作成依頼においても、「Sm@rtDB」の活用をはじめました。細かな確認なども「Sm@rtDB」上でやりとりし、履歴を残すようにした結果、受注内容の見える化が実現。営業部門から依頼を受けたとりまとめ部門での見積もり作成が容易になりました。

まだワークフロー使用時のルールの徹底といった点などに課題があるものの、「Sm@rtDB」利用者は増えてきており、成功事例もできました。今後も社内における普及に努め、活用を促進していきたいと思います。

ユーザー事例セッション その2
「ストリクトなSm@rtDB運用」

ユーザー企業Bさま（利用CL数：Sm@rtDB 約30,900CL、INSUITE 約30,900CL）

弊社は、「INSUITE(R)」導入の翌年、旧イントラツールから「INSUITE」に移行できない情報の救済を目的に「Sm@rtDB」を導入しました。ただし、社内でも積極的に利用を薦めているわけではなく、ガバナンス強化の志向を持ちつつ、非常に緩やかなペースで導入を進めております。

この志向の背景にあったのは、従来のシステム運用体制からの反省です。NotesやSharePoint2003の運用においては、だれでも非常に簡単に操作できてしまうことから、属人化や不要なDBの増殖、情報セキュリティや全体最適といった点に対する意識の欠落などの問題がありました。

そこで「Sm@rtDB」導入に際しては、IT部門が関与することで「安全に」かつ「最適な」効率化の実現を追求することとなりました。今回はその「ストリクトなSm@rtDB運用」についてご紹介いたします。

これらの方針のもと、IT部門がユーザー部門の要望や要件をしっかり理解したうえで、「Sm@rtDB」によりシステム化することが最適である、と判断できる案件のみ対応するという体制をとっております。また、ユーザーに対しても、費用やエンドユーザーへの説明を担うこと、IT部門のサービスレベルなどについて確認し、同意した場合のみ利用できるというルールを設けました。

さらに以下の点を徹底することにより、ガバナンス強化を図っております。

私たちが目指しているのは、ユーザーの求めるシステムを作ることではなく、あくまでも「IT部門が持つ道具のひとつを使って、ユーザー部門が主管する業務を支援する」ことです。
こうしたストリクトな運用体制を敷くことで、弊社サービスの向上や、新たな価値創造につながる活用が可能となりました。 この考え方は、「Sm@rtDB」に限らず、すべてのシステムに共通して必要だと、弊社では考えています。

しかし効果が出ているとはいえ、いつまでもこの「ストリクトな運用」ばかりを続けていくべきかという疑問もありますので、より効果的な「Sm@rtDB」の活用を目指し、今後の運用体制について考えていこうと思っております。

「Sm@rtDB」春バージョンの新機能紹介

2018年春にリリース予定の「Sm@rtDB」新バージョンの機能を、「Sm@rtDB」プロダクトオーナーよりご紹介させていただきました。
春バージョンでは「Sm@rtDB」をさらに便利にご利用いただけるよう、機能改善を予定しております。ぜひご期待ください！

課題ディスカッション

講演のあとは、ご参加いただいた皆さまにグループに分かれて「Sm@rtDB」利活用促進のための課題とその解決策について、ディスカッションしていただきました。そのなかで取り上げられた課題と、結論として出た解決策を一部ご紹介します。

アンケート結果

勉強会全体について

参加者の声

• ディスカッションで他社の方との交流を持つことができてよかったです
• 社内のアイデアだけでは行き詰まるところもあったので、参考になりました
• 業務効率向上のための活用事例を生の声で聞くことができ、大変有意義な時間となりました

ユーザー事例セッション その1 について

参加者の声

• 認知度の向上や利活用促進に社内広報活動が大切だと理解しました
• 具体的な運用方法について参考になりました

ユーザー事例セッション その2 について

参加者の声

• 運用・管理のための具体的なルールが参考になりました
• 情報の価値を高めるためのマスターデータバインダ、自社でも実施したいです